Sterke authenticatie, paspoortidentificatie en lichte handtekening in EpicSign

In EpicSign kunt u de authenticatiemethode kiezen die past bij het risiconiveau van het contract en de locatie van de ondertekenaar. In Finland gebruiken we sterke authenticatie met bank-ID's en mobiele certificaten. Internationaal gebruiken we paspoortidentificatie en een lichte handtekening met e-mailbevestiging. De service ondersteunt 16 talen en het ondertekenproces werkt in de browser zonder intensieve implementatie.

Wat betekent dit in de praktijk?

Dezelfde service is geschikt voor zowel binnenlandse als internationale contracten. In Finland biedt sterke authenticatie het hoogste huidige niveau van zekerheid. Als de ondertekenaar geen Finse identificatiemiddelen heeft, zijn paspoortidentificatie en een lichte handtekening beschikbaar. Paspoortidentificatie en documentidentificatie, evenals een lichte handtekening, werken internationaal over de hele wereld, zelfs in grensoverschrijdende situaties.

Handtekeningsniveaus in EpicSign

De eIDAS-regels van de EU verdelen elektronische handtekeningen in drie niveaus: elektronische handtekening (SES), geavanceerde elektronische handtekening (AES) en gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Hoe hoger het niveau, hoe sterker de verbinding met de ondertekenaar en hoe sterker het technische bewijs.

1. Sterke authenticatie

Sterke authenticatie betekent bank-id's en mobiele certificaten. Volgens DVV is een handtekening geplaatst met bank-id's of een mobiel certificaat een geavanceerde elektronische handtekening (AES). Dit maakt sterke authenticatie de sterkste openbaar beschreven handtekeningmethode van EpicSign — Finland.

2. Paspoortidentificatie

Paspoortidentificatie is een NFC- of niet-NFC-gebaseerde internationale identificatie die werkt met de meeste paspoorten en identiteitsdocumenten. Een handtekening die met paspoortidentificatie in EpicSign is gezet, is een elektronische handtekening op AES-niveau. Paspoortidentificatie fungeert als authenticatiemethode om de ondertekenaar te identificeren en de handtekening aan het document te koppelen, zodat latere wijzigingen worden gedetecteerd.

3. Lichte handtekening met e-mailbevestiging

Een lichte handtekening is een handgeschreven handtekening met e-mailbevestiging. Dit valt in de praktijk op SES-niveau: de ondertekenaar geeft elektronisch zijn goedkeuring aan, maar het is geen AES/QES-niveau. Volgens bronnen van de EU-Commissie en DVV kan een gewone elektronische handtekening bijvoorbeeld een naam in een e-mail zijn, maar de bewijskracht ervan is zwakker dan bij een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening.

Bewijskracht in EpicSign

De bewijskracht ontstaat niet alleen doordat er een handtekening in het document zichtbaar is. Essentieel is wat achteraf aangetoond kan worden. EpicSign slaat een auditlog op, vergrendelt het ondertekende document onveranderlijk, biedt een publieke statuscontrole met een unieke identificatie en ondersteunt een optioneel eIDAS-zegel. Volgens EU- en DVV-bronnen zijn dit precies de gegevens die cruciaal zijn bij het beoordelen van de technische geldigheid, integriteit en juridische status van de handtekening. Een met EpicSign ondertekend PDF-document toont de controletlink van het document en aan het einde een afzonderlijke pagina met daarin de handtekeningen. Hierop staan de identificatie van het document, de namen en identificaties van de ondertekenaars, de tijdstippen, de gebruikte authenticatiemethode en een eventuele handgeschreven handtekening.

Wanneer welke methode te gebruiken?

Sterke authenticatie is geschikt voor situaties waarin de ondertekenaar in Finland is en de identiteit zo sterk mogelijk moet worden geverifieerd. Typische toepassingen zijn arbeidscontracten, opdrachten, inkoopovereenkomsten en andere belangrijke zakelijke overeenkomsten. Paspoortidentificatie is geschikt voor internationale overeenkomsten, wanneer de ondertekenaar geen sterk Fins identificatiemiddel heeft, maar een sterkere verificatie van de identiteit dan e-mailbevestiging nodig is. Lichte handtekening met e-mailbevestiging is geschikt voor goedkeuringen en overeenkomsten met een lager risico, waarbij snelheid, gemak en de mogelijkheid om overal te ondertekenen het belangrijkst zijn. Volgens EU-bronnen kan een gewone elektronische handtekening ook geldig als bewijs worden gebruikt, hoewel de bewijskracht ervan zwakker is dan bij AES of QES.

Implementatie in EpicSign

De implementatie is kort. Registreer u, upload het document, voeg de ondertekenaars toe en verstuur de uitnodiging. De ondertekenaar heeft geen eigen gebruikersaccount nodig, maar ontvangt een link via e-mail, authenticeert zich op de gekozen manier en ondertekent in de browser. Ondersteunde formaten zijn onder andere .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .jpg en .png, en andere bestanden dan PDF worden automatisch geconverteerd vóór ondertekening.

Samenvatting

De eenvoudige regel is deze: gebruik sterke authenticatie wanneer de ondertekenaar in Finland is en u een sterke identiteitsverificatie nodig heeft. Gebruik paspoortidentificatie wanneer de ondertekenaar zich buiten Finland bevindt en u een sterkere verificatie dan e-mailbevestiging wilt. Gebruik een lichte handtekening wanneer gemak en lage frictie het belangrijkst zijn. In alle gevallen verbetert de bewijskracht door de auditlog, documentvergrendeling, statuscontrole en, indien nodig, het eIDAS-zegel.

Bronnen

Dit artikel is algemeen van aard en vormt geen juridisch advies.