De wettigheid van de elektronische handtekening in Finland

De elektronische handtekening is in Finland in principe wettelijk geldig. In dit artikel bespreken we wat de EU eIDAS-verordening en de Finse nationale wetgeving zeggen over elektronische ondertekening, wat de ondertekeningsniveaus zijn en in welke situaties een loutere elektronische handtekening nog niet volstaat.

Kort antwoord: ja, de elektronische handtekening is geldig in Finland

De eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014 is rechtstreeks toepasselijke wetgeving in Finland. Volgens artikel 25 ervan mogen de rechtsgevolgen en de bewijskracht van een elektronische handtekening niet worden ontzegd uitsluitend op grond van het feit dat zij in elektronische vorm is. Bovendien wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) op EU-niveau op dezelfde manier behandeld als een traditionele handgeschreven handtekening.

De Finse wet op rechtshandelingen (228/1929) stelt in principe geen vormvereisten aan contracten – een contract kan elektronisch tot stand komen, net als op papier. Dit geldt voor de meeste alledaagse contracten tussen bedrijven en consumenten.

De EU eIDAS-verordening en de drie ondertekeningsniveaus

eIDAS definieert drie niveaus, waarbij de bewijskracht en de vereisten toenemen:

SES (Simple Electronic Signature) – eenvoudige elektronische handtekening, bijv. naam in een e-mail of aanvinken in een online formulier. Geldig, maar de bewijskracht is zwakker.
AES (Advanced Electronic Signature) – geavanceerde elektronische handtekening, waarbij de ondertekenaar is geïdentificeerd en de handtekening op zodanige wijze aan hem is gekoppeld dat deze achteraf niet kan worden gewijzigd. In Finland is een geïdentificeerde handtekening die is gemaakt met bijvoorbeeld bankgegevens of een mobiele identiteitskaart doorgaans een handtekening op AES-niveau.
QES (Qualified Electronic Signature) – gekwalificeerde elektronische handtekening, die een certificaat vereist dat is afgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener en een gekwalificeerd apparaat voor het aanmaken van handtekeningen. Deze wordt volgens de wet in de hele EU gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening.

EpicSign ondersteunt authenticatie met bankgegevens en mobiele identiteitskaart, waardoor de gegenereerde handtekening doorgaans voldoet aan de eisen van het AES-niveau.

Nationale Finse wetgeving – wat staat er in de wetten?

Wet sterke elektronische identificatie en elektronische vertrouwensdiensten (617/2009) – vult de eIDAS-verordening in Finland aan en reguleert o.a. aanbieders van sterke authenticatiemiddelen. Liikenne- ja viestintävirasto Traficom houdt een lijst bij van goedgekeurde vertrouwensdienstverleners.
Wet op elektronische dienstverlening bij overheidsinstanties (13/2003) – maakt elektronische dienstverlening in de publieke sector mogelijk.
Wet op de rechtshandelingen (228/1929) – algemene contractuele regelgeving, stelt voor de meeste contracten geen vormvereisten.
Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG, (EU) 2016/679) – heeft invloed op de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld bij het ondertekenen.

De oudere wet op elektronische handtekeningen (14/2003) is ingetrokken in het kader van de wetsherziening van 2016. Deze werd vervangen door Wet 617/2009, die nu dient als nationale aanvulling op de eIDAS-verordening.

In welke situaties is een elektronische handtekening geldig?

Een elektronische handtekening is geldig in bijna alle standaard situaties in het bedrijfsleven waar een traditionele handtekening voorheen volstond:

Klant-, service- en samenwerkingsovereenkomsten
Offertes en orderbevestigingen
Arbeidsovereenkomsten en geheimhoudingsovereenkomsten (NDA)
Huurcontracten (let op speciale regels in sommige gevallen)
Interne goedkeuringen en ontvangstbevestigingen

Belangrijke uitzonderingen – wanneer is een elektronische handtekening alleen niet voldoende?

Voor bepaalde documenten vereist de wet een specifieke vorm of een openbare notaris. In deze gevallen is een gewone elektronische handtekening alleen niet voldoende:

Vastgoedtransacties – volgens de landwet moet de transactie worden verricht met de bevestiging van een openbare notaris of via het elektronische vastgoedtransactieplatform van het Kadaster.
Testamenten – de vormvoorschriften van het erfrecht vereisen nog steeds een schriftelijke vorm en getuigen.
Huwelijkse voorwaarden – de huwelijkswet vereist een schriftelijke vorm en registratie bij de burgerlijke stand (DVV).
Bepaalde overheidsdocumenten – controleer altijd de instructies van de betreffende overheidsinstantie.

In deze gevallen is het raadzaam om de vormvereisten rechtstreeks bij de wetgeving of een jurist te verifiëren.

Bewijskracht en audit trail

De bewijskracht van een elektronische handtekening hangt af van het niveau en van hoe de ondertekenings gebeurtenis is gedocumenteerd. Een audit trail – een uitgebreide log met informatie over de authenticatie van de ondertekenaar, het IP-adres, tijdstempels en de integriteit van het document – is in de praktijk het belangrijkste bewijs in een mogelijk geschil. EpicSign slaat van elke handtekening een gedetailleerde audit trail op, die indien nodig kan worden gepresenteerd.

Samenvatting

Een elektronische handtekening is in Finland volledig wettelijk geldig in bijna alle standaard contractuele situaties. De eIDAS-verordening garandeert dat deze niet mag worden afgewezen op basis van de louter elektronische vorm, en handtekeningen op AES- en QES-niveau bieden een sterke bewijskracht. Houd er echter rekening mee dat u speciale regels moet controleren voor o.a. vastgoedtransacties, testamenten en huwelijkse voorwaarden.

Bronnen

Dit artikel is een algemeen informatiepakket en vervangt geen juridisch advies. Raadpleeg bij specifieke situaties een jurist.