Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die häufigsten Fragen zu EpicSign und elektronischen Signaturen.
Die meisten Fragen beziehen sich auf drei Punkte: wie der Signaturprozess abläuft, wie die Identität verifiziert wird und was der Service kostet. Nachfolgend finden Sie Antworten auf Ihre häufigsten Fragen.
EpicSign ist die klare und sichere elektronische Signatur für Unternehmen in Finnland, Europa und außerhalb Europas.
Lesen Sie mehr über elektronische Signatur für Unternehmen, vergleichen Sie die Preise oder lernen Sie unsere Authentifizierungsmethoden (u. a. starke Authentifizierung und Passidentifizierung) sowie die Datensicherheit an – wenn Sie genauere Informationen zum Audit-Log wünschen, lesen Sie unseren Artikel dazu.
Welche Signaturmethode sollte gewählt werden?
Die Wahl hängt vom Risikoniveau des Vertrags und dem Standort der Parteien ab. In Finnland eignet sich die starke Authentifizierung und in anderen Ländern die Passidentifizierung für Situationen mit höherer Sicherheitsstufe. Bei internationalen Verträgen kann die Passidentifizierung oder E-Mail-Bestätigung/einfache elektronische Signatur eine praktischere Lösung sein.
Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einem eIDAS-Siegel?
Eine elektronische Signatur drückt den Willen des Unterzeichners aus, das Dokument zu akzeptieren. Das eIDAS-Siegel ist ein elektronischer Stempel der Organisation, mit dem die Integrität und Herkunft des fertigen Dokuments hervorgehoben werden kann.
Erfordert die Einführung von EpicSign ein separates Projekt?
Nein. Der Dienst funktioniert direkt im Browser, sodass Sie ein Konto erstellen und die erste Signaturanfrage in weniger als 20 Sekunden senden können.
Wie läuft der Signaturprozess ab?
Der Absender fügt das Dokument und die E-Mail-Adressen der Unterzeichner hinzu. Die Empfänger erhalten einen Einladungslink per E-Mail, authentifizieren sich auf die gewählte Weise und unterzeichnen. Der Absender sieht den Status in Echtzeit.
Benötigt der Empfänger Anmeldeinformationen?
Nein. Der Empfänger unterzeichnet über den Einladungslink und benötigt keine eigenen Anmeldeinformationen für den Dienst.
Wie wird der Status eines Dokuments überprüft?
Jede Signaturanfrage erhält eine eindeutige Kennung (UUID), mit der der Status öffentlich überprüft werden kann – ohne Anmeldung.
Was passiert, wenn die Paketgrenzen überschritten werden?
In den Free-, Basic- und Pro-Paketen können keine neuen Signaturanfragen gesendet werden, bevor der nächste Abrechnungszeitraum beginnt oder das Paket aktualisiert wird. Im Business-Paket werden Überschreitungen mit 0,95 € / Stück berechnet.
Was bedeutet eIDAS-Siegel?
Das eIDAS-Siegel ist ein elektronisches Siegel gemäß der EU-eIDAS-Verordnung, das die Integrität und Herkunft des signierten Dokuments belegt. Es entspricht einem digitalen Stempel einer Organisation.
Was kostet das Siegel und wie funktioniert es?
Das Siegel ist eine optionale Zusatzfunktion, die 1,50 € / Dokument kostet. Das Siegel wird nur an Dokumente angebracht, für die Sie einen stärkeren elektronischen Stempel auf Basis eines EU-zugelassenen Zertifikats wünschen. Die Basisnutzung erfordert kein Siegel.
Wie funktionieren Erinnerungen?
Sie können Erinnerungen an Unterzeichner senden, die noch nicht auf die Einladung reagiert haben. Erinnerungen sind ab dem Basic-Paket verfügbar.
Was ist der Unterschied zwischen starker Authentifizierung, Passidentifizierung, E-Mail-Bestätigung und handschriftlicher Signatur?
Die starke Authentifizierung (Bank-ID/mobile Bestätigung) bietet die höchste Sicherheitsstufe bei nationalen Verträgen. Die Passidentifizierung funktioniert international als NFC- oder nicht-NFC-basierte Authentifizierung. Die E-Mail-Bestätigung ist die einfachste Methode – die E-Mail des Unterzeichners wird bestätigt. Eine handschriftliche Signatur ist eine gezeichnete Signatur, die eine separate E-Mail-Bestätigung erfordert.
Welche Dateiformate unterstützt EpicSign?
EpicSign unterstützt eine breite Palette gängiger Dateiformate. Unterstützte Dokumentenformate: .pdf, .docx, .xlsx, .pptx, .doc, .xls, .ppt, .odt, .ods, .odp, .rtf, .csv, .txt, .html, .htm, .odg, .odf. Unterstützte Bildformate: .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .tif, .tiff, .svg. Andere als PDF-Dateien werden vor der Unterzeichnung automatisch in das PDF-Format konvertiert, sodass Sie vorhandene Dateien ohne manuelle Arbeit verwenden können.
Kann ich mehrere Dateien zu einer zu signierenden PDF zusammenfügen?
Ja. Durch das Zusammenstellen eines PDF-Pakets können Sie mehrere Dateien in derselben Signaturanfrage hinzufügen, sie in der gewünschten Reihenfolge anordnen und das Endergebnis vor dem Speichern in der Vorschau anzeigen. EpicSign speichert die Gesamtheit als eine zu signierende PDF-Datei.
Welche Vorteile bietet das Zusammenführen von Dateien?
Oft müssen dem Vertrag oder dem Hauptdokument Anhänge hinzugefügt werden, z. B. Preislisten oder Bilder. Sie benötigen kein separates Tool (z. B. Adobe Acrobat), wenn Sie Dateien zusammenfügen möchten. Sie können dies tun, bevor Sie Signaturanfragen senden, direkt in EpicSign.
Welche Dateien können zu einem PDF-Paket hinzugefügt werden?
Sie können PDF-Dateien sowie andere unterstützte Dateiformate hinzufügen. Nicht-PDF-Dateien werden vor dem Speichern automatisch in das PDF-Format konvertiert.
Gibt es Einschränkungen für die Erstellung von PDF-Paketen?
Ja. Es können maximal 13 Dateien, 455 Seiten und 19,5 MB Gesamtgröße zu einem Paket hinzugefügt werden. Passwortgeschützte PDF-Dateien können nicht zum Paket hinzugefügt werden.
In welchen Paketen ist die Erstellung von PDF-Paketen verfügbar?
Die Funktion ist in der Testversion sowie in den Pro- und Business-Paketen verfügbar. In den Free- und Basic-Paketen wird dem Benutzer eine Upgrade-Anleitung angezeigt.
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