Legalność podpisu elektronicznego w Finlandii

Podpis elektroniczny jest w Finlandii generalnie prawnie ważny. W tym artykule omówimy, co unijne rozporządzenie eIDAS i fińskie ustawodawstwo mówią o podpisywaniu elektronicznym, jakie są poziomy podpisu i w jakich sytuacjach sam podpis elektroniczny nie wystarcza.

Krótka odpowiedź: tak, podpis elektroniczny jest ważny w Finlandii

Rozporządzenie eIDAS (UE) nr 910/2014 jest prawem bezpośrednio stosowanym w Finlandii. Zgodnie z jego artykułem 25, od podpisu elektronicznego nie można odmówić skutków prawnych ani mocy dowodowej wyłącznie z powodu jego elektronicznej formy. Ponadto, kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) jest traktowany na poziomie UE tak samo jak tradycyjny podpis odręczny.

Fińskie prawo cywilne (228/1929) generalnie nie nakłada wymogów formalnych na umowy – umowa może zostać zawarta elektronicznie, tak samo jak na papierze. Dotyczy to większości codziennych umów między firmami a konsumentami.

Rozporządzenie eIDAS UE i trzy poziomy podpisu

eIDAS definiuje trzy poziomy, z rosnącą mocą dowodową i wymogami:

SES (Simple Electronic Signature) – prosty podpis elektroniczny, np. nazwisko w e-mailu lub zaznaczenie pola w formularzu internetowym. Jest ważny, ale ma słabszą moc dowodową.
AES (Advanced Electronic Signature) – zaawansowany podpis elektroniczny, który jednoznacznie identyfikuje podpisującego i jest z nim powiązany w taki sposób, że nie można go później zmienić. W Finlandii na przykład podpis uwierzytelniony za pomocą bankowych danych uwierzytelniających lub certyfikatu mobilnego jest zazwyczaj podpisem na poziomie AES.
QES (Qualified Electronic Signature) – kwalifikowany podpis elektroniczny, który wymaga certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania oraz kwalifikowanego urządzenia do składania podpisów. Jest równoważny podpisowi odręcznemu w całym UE.

EpicSign obsługuje uwierzytelnianie za pomocą bank ID i mobilnych certyfikatów, dzięki czemu generowany podpis zazwyczaj spełnia wymagania poziomu AES.

Fińskie ustawodawstwo – co mówią przepisy?

Ustawa o silnym uwierzytelnianiu elektronicznym i usługach zaufania (617/2009) – uzupełnia rozporządzenie eIDAS w Finlandii i reguluje m.in. dostawców narzędzi silnego uwierzytelniania. Fiński Urząd ds. Transportu i Komunikacji (Traficom) prowadzi listę kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
Ustawa o obsłudze elektronicznej w kontaktach z władzami (13/2003) – umożliwia elektroniczną obsługę w sektorze publicznym.
Prawo cywilne (228/1929) – ogólne przepisy dotyczące prawa umów, które nie wymagają formalności dla większości umów.
Ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO, (UE) 2016/679) – wpływa na przetwarzanie danych osobowych gromadzonych w związku z podpisywaniem.

Starsza ustawa o podpisach elektronicznych (14/2003) została uchylona w związku z reformą ustawodawczą w 2016 roku. Zastąpiła ją ustawa 617/2009, która obecnie stanowi krajowe uzupełnienie rozporządzenia eIDAS.

W jakich sytuacjach podpis elektroniczny jest odpowiedni?

podpis elektroniczny jest odpowiedni w niemal wszystkich typowych sytuacjach biznesowych, w których wcześniej wystarczał tradycyjny podpis:

Umowy z klientami, umowy o świadczenie usług i umowy o współpracy
Oferty i potwierdzenia zamówień
Umowy o pracę i umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Umowy najmu (uwaga: w niektórych przypadkach obowiązują szczególne przepisy)
Wewnętrzne akceptacje i potwierdzenia

Ważne wyjątki – kiedy podpis elektroniczny nie jest wystarczający

W przypadku niektórych dokumentów prawo wymaga szczególnej formy lub publicznego świadka handlowego. Zwykły podpis elektroniczny nie jest w tych sytuacjach wystarczający:

Sprzedaż nieruchomości – zgodnie z kodeksem gruntowym transakcja musi być dokonana albo przez publicznego świadka handlowego, albo za pośrednictwem elektronicznego serwisu sprzedaży nieruchomości Maanmittauslaitos.
Testamenty – przepisy formalne kodeksu spadkowego nadal wymagają formy pisemnej i świadków.
Intercyzy małżeńskie – prawo małżeńskie wymaga formy pisemnej i rejestracji w urzędzie stanu cywilnego (DVV).
Niektóre dokumenty urzędowe – zawsze należy sprawdzić instrukcje danej instytucji.

W takich przypadkach warto sprawdzić wymagania formalne bezpośrednio w przepisach prawnych lub u prawnika.

Moc dowodowa i ścieżka audytu

Wartość dowodowa podpisu elektronicznego zależy od jego poziomu i sposobu udokumentowania zdarzenia podpisywania. Ścieżka audytu – czyli kompleksowy rejestr danych dotyczących uwierzytelniania podpisującego, adresu IP, znaczników czasu i integralności dokumentu – jest w praktyce kluczowym dowodem w przypadku ewentualnego sporu. EpicSign rejestruje szczegółową ścieżkę audytu dla każdego podpis elektroniczny, która może zostać przedstawiona w razie potrzeby.

Podsumowanie

podpis elektroniczny w Finlandii jest w pełni ważny prawnie w niemal wszystkich typowych sytuacjach umownych. Rozporządzenie eIDAS gwarantuje, że nie można go odrzucić wyłącznie ze względu na jego elektroniczną formę, a podpisy na poziomie AES i QES zapewniają mocną wartość dowodową. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu szczególnych przepisów dotyczących m.in. transakcji nieruchomościowych, testamentów i intercyz małżeńskich.

Źródła

Ten artykuł jest ogólną informacją i nie zastępuje porady prawnej. W szczególnych sytuacjach zaleca się skorzystanie z porady prawnika.