ES parašų lygiai (eIDAS) ir eIDAS antspaudas – vadovas mažoms įmonėms

Elektroninio parašai yra kasdienybė, tačiau ar žinojote, kad ES yra trys skirtingi parašų lygiai? Šiame straipsnyje aiškiai paaiškinsime, ką reiškia eIDAS reglamentas (ES elektroninio identifikavimo ir patikimumo paslaugų reglamentas), kuo skiriasi parašų lygiai ir kas yra eIDAS antspaudas. Pabaigoje papasakosime, kaip „EpicSign“ praktiškai padeda smulkiam verslininkui.

Kas yra eIDAS ir kodėl tai svarbu?

eIDAS (elektroninis identifikavimas, autentifikavimas ir patikimos paslaugos) yra ES reglamentas, kuriuo nustatomos vienodos taisyklės elektroniniam identifikavimui ir elektroniniams parašams visose ES šalyse. Jis įsigaliojo 2016 m. ir buvo atnaujintas 2024 m. (eIDAS 2.0). Praktoje eIDAS reiškia, kad elektroninis parašas, sukurtas Suomijoje, galioja Vokietijoje, Ispanijoje ar bet kurioje kitoje ES šalyje. Tai sukuria pasitikėjimą ir pašalina skaitmeninio verslo ribas. Smulkiam verslininkui eIDAS yra svarbus, nes jis nurodo, kokio lygio parašas yra reikalingas įvairiose situacijose ir kokia teisinė apsauga jam taikoma.

Trys ES parašų lygiai

eIDAS apibrėžia tris elektroninių parašų lygius. Kiekvienas lygis suteikia skirtingą pasirašančiojo tapatybės įrodomąją galią.

SES

SES yra paprasčiausias lygis. Tai gali būti, pavyzdžiui, vardo įrašymas į el. laišką, elektroninis varnelės žymėjimas arba parašo paveikslėlis. Tapatybės nustatymas yra silpnas: pasirašančiojo tapatybė nėra patvirtinama atskirai.

Naudojimo atvejai: vidiniai dokumentai, mažos rizikos sutartys, užsakymų patvirtinimai
Rizika: lengva ginčyti, kas iš tikrųjų pasirašė
Pavyzdys: paspaudimas ant mygtuko „Patvirtinu savo užsakymą“ internetinėje parduotuvėje

AES

AES reikalauja, kad pasirašantysis būtų vienareikšmiškai identifikuotas ir kad parašas būtų su juo susietas taip, kad jo negalima būtų pakeisti vėliau. Tapatybė gali būti nustatyta, pavyzdžiui, naudojant bankinius prisijungimus arba mobilųjį sertifikatą.

Naudojimo atvejai: sutartys, pasiūlymai, darbo sutartys, klientų sutartys
Rizika: žema – stiprus ryšys su pasirašančiuoju
Pavyzdys: klientas autentifikuojasi banko ID ir pasirašo sutartį EpicSign sistemoje

QES – kvalifikuotas elektroninis parašas

QES yra aukščiausias lygis. Atsižvelgiant į ES teisės aktus, jis prilygsta ranka rašytam parašui. QES reikalauja patvirtinto pasitikėjimo paslaugų teikėjo išduoto sertifikato ir patvirtinto parašo kūrimo įrenginio.

Naudojimo atvejai: nekilnojamojo turto sandoriai, valdžios institucijų reikalai, didelės rizikos sutartys
Rizika: labai maža – pagal įstatymą prilygsta ranka rašytam
Pavyzdys: advokatas pasirašo teismui pateikiamą dokumentą su QES sertifikatu

Palyginimo lentelė: kokį lygį pasirinkti?

Poreikis	Rekomendacija	Kodėl	Pavyzdys
Vidinis kvitas arba užsakymo patvirtinimas	SES	Pakankama, greita ir nebrangi	Darbuotojas patvirtina, kad susipažino su instrukcija
Kliento sutartis arba pasiūlymas	AES	Patikimai identifikuoja pasirašantįjį	Klientas pasirašo pasiūlymą banko prisijungimais
Darbo sutartis arba konfidencialumo sutartis	AES	Abiejų šalių identifikavimas svarbus	Naujas darbuotojas pasirašo darbo sutartį EpicSign
Nekilnojamojo turto sandoris arba valdžios dokumentas	QES	Įstatymas reikalauja stipriausio lygio	Advokatas pasirašo dokumentą, kuris teikiamas teismui
Tarptautinė sutartis ES teritorijoje	AES arba QES	ES lygmens galiojimas pagal eIDAS reglamentą	Suomijos įmonė ir Ispanijos partneris pasirašo bendradarbiavimo sutartį

Kas yra eIDAS antspaudas (eSeal)?

eIDAS antspaudas (electronic Seal, eSeal) yra organizacijos „skaitmeninis antspaudas“. Jis skiriasi nuo elektroninio parašo tuo, kad parašas rodo asmens valios pareiškimą, o antspaudas patvirtina, kad dokumentas kilęs iš konkrečios organizacijos ir nebuvo pakeistas.\n\nPraktiškai eIDAS antspaudas yra kaip įmonės antspaudas skaitmeniniame pasaulyje.

Naudojimo atvejai: sąskaitos faktūros, ataskaitos, pranešimai valdžios institucijoms, masiniai dokumentai
Nauda: automatiškai patvirtina dokumento kilmę ir vientisumą
Skirtumas nuo parašo: antspaudui nereikia atskiro asmens veiksmo – jį galima automatizuoti.

Mažoji įmonė gali gauti naudos iš antspaudo, pavyzdžiui, kai siunčia didelį kiekį sąskaitų faktūrų ar ataskaitų ir nori, kad gavėjas galėtų patvirtinti, jog dokumentas tikrai yra iš tos įmonės.

Stiprus autentifikavimas kasdiene kalba

Stiprus autentifikavimas reiškia, kad pasirašančiojo tapatybė patikimai patvirtinama prieš pasirašant. Praktiškai tai dažniausiai reiškia banko prisijungimo duomenis, mobiliojo telefono sertifikatą ar panašų metodą. Kodėl stiprus autentifikavimas yra svarbus?

Tai žymiai sumažina piktnaudžiavimo riziką
Sutartį sunkiau ginčyti, kai pasirašančiojo tapatybė yra patvirtinta
Tai dažnai yra reikalavimas AES ir QES lygio pasirašymams
Tai didina pasitikėjimą tarp visų šalių

Pavyzdinės istorijos: eIDAS praktikoje

Tampere, trijų asmenų konsultacinė įmonė, kas mėnesį sudaro 10–15 klientų sutarčių. Anksčiau sutartys būdavo spausdinamos, pasirašomos ir nuskenuojamos. Naudodama EpicSign, įmonė perėjo prie AES lygio elektroninis parašas: klientas patvirtina tapatybę naudodamasis banko prisijungimo duomenimis ir pasirašo sutartį per kelias minutes. Sutaupytas laikas: apie 2 valandas per savaitę. Maža internetinė parduotuvė naudoja SES lygio parašus užsakymų patvirtinimams. Klientas pažymi, kad sutinka su sąlygomis ir elektroniniu būdu patvirtina savo užsakymą. To pakanka esant mažai rizikai ir nereikalauja atskiro autentifikavimas.

EpicSign praktikoje

EpicSign palaiko stiprus autentifikavimas. Mūsų paslauga leidžia siųsti sutartis pasirašyti, o gavėjas patikimai autentifikuojasi prieš pasirašydamas. Netrukus: Baltijos šalių ir Šiaurės šalių stiprus autentifikavimas bei eIDAS antspaudas. Šiuo metu rengiame paramą daugiau šalių autentifikavimo būdams ir organizacinio lygio eIDAS antspaudui. EpicSign skirtas mažoms įmonėms: aiški sąsaja, jokių sudėtingų techninių reikalavimų ir kainodara, pritaikyta pagal naudojimą.

Santrauka

ES eIDAS reglamentas nustato aiškias elektroniniams parašams taikomas taisykles. Trys lygiai (SES, AES, QES) atitinka skirtingus poreikius:

SES tinka paprastiems patvirtinimams ir vidiniams dokumentams.
AES yra geriausias pasirinkimas daugeliui sutarčių ir pasiūlymų – su stiprus autentifikavimas.
QES yra stipriausias lygis ir prilygsta ranka rašytas parašas.
eIDAS antspaudas automatiškai patvirtina dokumento kilmę iš organizacijos.

Dažnai užduodami klausimai

Koks skirtumas tarp SES, AES ir QES pasirašymų?

SES yra paprasčiausias lygis (pvz., vardas, įvestas el. laiške). AES reikalauja stipraus autentifikavimo, pvz., banko prisijungimo duomenų. QES yra stipriausias lygis, kuris prilygsta ranka rašytas parašas ir reikalauja patvirtinto sertifikato.

Ar mažajai įmonei reikia QES lygio pasirašymo?

Dažniausiai ne. Įprastos mažos įmonės sutartys, pasiūlymai ir darbo sutartys tvarkomos AES lygiu. QES reikalingas daugiausia bendraujant su institucijomis arba kai to reikalauja įstatymas.

Kas yra eIDAS antspaudas?

eIDAS antspaudas (eSeal) yra organizacijos skaitmeninis antspaudas. Jis patvirtina, kad dokumentas yra kilęs iš konkrečios organizacijos ir nebuvo pakeistas. Jis skiriasi nuo parašo tuo, kad jam nereikia atskiro asmens veiksmo.

Ar EpicSign palaiko stiprus autentifikavimas?

Taip. EpicSign palaiko stiprus autentifikavimas, ir šiuo metu rengiame paramą Baltijos šalių ir Šiaurės šalių autentifikavimo būdams bei eIDAS antspaudui.

Ar elektroninis parašas yra teisėtai galiojantis „Suomi.fi“?

Taip. Remiantis eIDAS reglamentu, elektroninis parašas negali būti atmestas teisme tik dėl jo elektroninės formos. AES ir QES lygiai suteikia didesnę įrodomąją vertę.

Kaip pasirinkti tinkamą pasirašymo lygį?

Įvertinkite sutarties riziką ir vertę. Vidiniams dokumentams užtenka SES, klientų sutartims – AES, o oficialiems dokumentams ar didelės rizikos sutartims – QES.