La legalità della firma elettronica in Finlandia

La firma elettronica è in linea di principio legalmente valida in Finlandia. In questo articolo esamineremo cosa dicono il regolamento eIDAS dell'UE e la legislazione nazionale finlandese sulla firma elettronica, quali sono i livelli di firma e in quali situazioni la sola firma elettronica non è sufficiente.

Risposta breve: sì, la firma elettronica è valida in Finlandia

Il regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014 è legislazione direttamente applicabile in Finlandia. Secondo l'articolo 25, non si possono negare gli effetti giuridici o il valore probatorio a una firma elettronica solo per la sua forma elettronica. Inoltre, la firma elettronica qualificata (QES) è trattata a livello UE allo stesso modo di una firma tradizionale fatta a mano.

La Legge finlandese sugli atti giuridici (228/1929), in linea di principio, non impone requisiti di forma per un contratto: un contratto può essere stipulato elettronicamente proprio come su carta. Questo riguarda la maggior parte dei contratti quotidiani tra aziende e consumatori.

Il regolamento eIDAS dell'UE e i tre livelli di firma

eIDAS definisce tre livelli, in cui il valore probatorio e i requisiti aumentano:

SES (Simple Electronic Signature) – firma elettronica semplice, ad esempio il nome in un'e-mail o una spunta su un modulo online. Valida, ma con un valore probatorio inferiore.
AES (Advanced Electronic Signature) – firma elettronica avanzata, in cui il firmatario è identificato e la firma è a lui collegata in modo tale da non poter essere modificata in seguito. In Finlandia, ad esempio, una firma autenticata effettuata con credenziali bancarie o certificato mobile è tipicamente una firma di livello AES.
QES (Qualified Electronic Signature) – firma elettronica qualificata, che richiede un certificato rilasciato da un fornitore di servizi fiduciari qualificato e un dispositivo per la creazione di firma qualificata. È equiparata per legge a una firma autografa in tutta l'UE.

EpicSign supporta l'autenticazione con credenziali bancarie e certificato mobile, in modo che la firma prodotta soddisfi tipicamente i requisiti del livello AES.

Legislazione nazionale finlandese – cosa dicono le leggi?

Legge sull'autenticazione elettronica forte e sui servizi fiduciari elettronici (617/2009) – integra il regolamento eIDAS in Finlandia e disciplina, tra l'altro, i fornitori di mezzi di autenticazione forte. Il Ministero dei trasporti e delle comunicazioni Traficom mantiene un elenco di fornitori di servizi fiduciari qualificati.
Legge sulle transazioni elettroniche nell'attività delle autorità pubbliche (13/2003) – consente le transazioni elettroniche nel settore pubblico.
Legge sugli atti giuridici (228/1929) – regolamentazione generale del diritto contrattuale, non impone requisiti di forma per la maggior parte dei contratti.
Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, (UE) 2016/679) – incide sul trattamento dei dati personali raccolti in relazione alla firma.

La precedente legge sulle firme elettroniche (14/2003) è stata abrogata nel contesto della riforma legislativa del 2016. È stata sostituita dalla legge 617/2009, che ora funge da complemento nazionale al regolamento eIDAS.

In quali casi è valida la firma elettronica?

La firma elettronica è valida quasi in tutte le normali situazioni commerciali in cui in precedenza era sufficiente una firma tradizionale:

Contratti con clienti, di servizio e di collaborazione
Offerte e conferme d'ordine
Contratti di lavoro e accordi di non divulgazione (NDA)
Contratti di locazione (nota: si applicano norme speciali in alcuni casi)
Approvazioni e conferme interne

Importanti eccezioni: quando la firma elettronica da sola non è sufficiente

Per alcuni documenti, la legge richiede una forma specifica o un notaio pubblico. In questi casi, la sola firma elettronica standard non è sufficiente:

Compravendita immobiliare: secondo il codice del territorio, la compravendita deve essere effettuata o da un notaio pubblico o tramite il portale di compravendita immobiliare online del Catasto.
Testamenti – le norme formali del codice successorio richiedono ancora la forma scritta e la presenza di testimoni.
Patti prematrimoniali: la legge sul matrimonio richiede la forma scritta e la registrazione presso l'ufficio del registro civile.
Alcuni documenti ufficiali – verificate sempre le istruzioni dell'autorità competente.

In questi casi, è consigliabile verificare i requisiti di forma direttamente dalla legislazione o da un legale.

Valore probatorio e audit trail

Il valore probatorio di una firma elettronica dipende dal suo livello e da come è stato documentato l'evento della firma. L'audit trail – ovvero un registro completo dell'autenticazione del firmatario, dell'indirizzo IP, dei timestamp e dell'integrità del documento – costituisce la prova principale in caso di controversia. EpicSign registra un audit trail dettagliato per ogni firma, che può essere presentato se necessario.

Riepilogo

La firma elettronica è legalmente valida in Finlandia per quasi tutte le normali situazioni contrattuali. Il regolamento eIDAS garantisce che non possa essere rifiutata per il solo fatto di essere in formato elettronico, e le firme di livello AES e QES offrono un forte valore probatorio. Tuttavia, ricordarsi di verificare le norme speciali, ad esempio, per le compravendite immobiliari, i testamenti e i patti prematrimoniali.

Fonti

Questo articolo è un pacchetto informativo di carattere generale e non sostituisce la consulenza legale. In situazioni particolari, è consigliabile rivolgersi a un legale.