I livelli di firma dell'UE (eIDAS) e il sigillo eIDAS – una guida per la piccola impresa

Le firme elettroniche sono comuni, ma sapevi che esistono tre diversi livelli di firma nell'UE? In questo articolo spieghiamo in termini semplici cosa significa il regolamento eIDAS (il Regolamento UE sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari), come differiscono i livelli di firma e cos'è un sigillo eIDAS. Alla fine, spieghiamo come EpicSign aiuta i piccoli imprenditori in pratica.

Cos'è eIDAS e perché è importante?

eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) è un regolamento dell'UE che crea regole uniformi per l'identificazione elettronica e le firme elettroniche in tutti i paesi dell'UE. È entrato in vigore nel 2016 ed è stato aggiornato nel 2024 (eIDAS 2.0).\n\nIn pratica, eIDAS significa che una firma elettronica effettuata in Finlandia è valida anche in Germania, Spagna o in qualsiasi altro paese dell'UE. Crea fiducia ed elimina le barriere nella transazione digitale.\n\nPer i piccoli imprenditori, eIDAS è importante perché indica quale livello di firma è necessario in diverse situazioni e quale protezione legale offre.

I tre livelli di firma dell'UE

eIDAS definisce tre livelli per le firme elettroniche. Ogni livello offre un diverso grado di prova dell'identità del firmatario.

SES – Firma Elettronica Semplice

SES è il livello più semplice. Può essere, ad esempio, un nome digitato in un'email, una casella di controllo elettronica o un'immagine della firma. L'identificazione è debole: l'identità del firmatario non viene verificata separatamente.

Casi d'uso: documenti interni, contratti a basso rischio, conferme d'ordine
Rischio: facile contestare chi ha effettivamente firmato
Esempio: cliccare sul pulsante "Confermo il mio ordine" in un negozio online

AES – Firma Elettronica Avanzata

AES richiede che il firmatario sia identificato in modo univoco e che la firma sia collegata a lui in modo tale da non poter essere modificata in seguito. L'identificazione può avvenire, ad esempio, tramite credenziali bancarie o un certificato mobile.

Casi d'uso: contratti, offerte, contratti di lavoro, contratti con i clienti
Rischio: basso – forte legame con il firmatario
Esempio: un cliente si autentica tramite credenziali bancarie e firma un contratto in EpicSign

QES – Firma Elettronica Qualificata

QES è il livello più forte. Nella legislazione europea è equiparata a una firma elettronica autografa. La QES richiede un certificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato e un dispositivo per la creazione della firma elettronica qualificato.

Casi d'uso: transazioni immobiliari, procedure burocratiche, contratti ad alto rischio
Rischio: molto basso – legalmente equivalente a una firma manoscritta
Esempio: un avvocato firma un documento da presentare a un tribunale con un certificato QES

Tabella comparativa: quando scegliere quale livello?

Esigenza	Raccomandazione	Perché	Esempio
Ricevuta interna o conferma d'ordine	SES	Sufficiente, rapido e conveniente	Il dipendente conferma di aver letto le istruzioni
Contratto cliente o offerta	AES	Identifica il firmatario in modo affidabile	Il cliente firma l’offerta con credenziali bancarie
Contratto di lavoro o accordo di riservatezza	AES	L'identificazione di entrambe le parti è importante	Il nuovo dipendente firma il contratto di lavoro in EpicSign
Transazione immobiliare o documento ufficiale	QES	La legge richiede il livello più forte	L’avvocato firma il documento da presentare in tribunale
Contratto internazionale nell'area UE	AES o QES	Validità in tutta l'UE secondo il regolamento eIDAS	Un'azienda finlandese e un partner spagnolo firmano un accordo di collaborazione

Cos'è un sigillo eIDAS (eSeal)?

Un sigillo eIDAS (electronic Seal, eSeal) è il "sigillo digitale" di un'organizzazione. Si differenzia dalla firma elettronica in quanto la firma elettronica esprime la volontà di una persona, mentre il sigillo attesta che il documento proviene da una specifica organizzazione e non è stato alterato. In pratica, un sigillo eIDAS è come un timbro aziendale nel mondo digitale.

Casi d'uso: fatture, report, notifiche ufficiali, documenti di massa
Vantaggio: attesta automaticamente l'origine e l'integrità di un documento
Differenza rispetto a una firma: il sigillo non richiede l'azione di una singola persona – può essere automatizzato

Una piccola impresa può trarre vantaggio dal sigillo, ad esempio, quando invia un gran numero di fatture o report e desidera che il destinatario possa verificare che il documento provenga effettivamente da detta azienda.

Autenticazione forte in linguaggio comune

L'autenticazione forte significa che l'identità del firmatario viene verificata in modo affidabile prima della firma. In pratica, ciò significa solitamente credenziali bancarie, verifica mobile o un metodo simile. Perché l'autenticazione forte è importante?

Riduce significativamente il rischio di abusi
È più difficile contestare un contratto una volta che l'identità del firmatario è stata verificata
È spesso un requisito per le firme di livello AES e QES
Aumenta la fiducia tra tutte le parti interessate

Storie di esempio: eIDAS in pratica

Un'azienda di consulenza di tre persone a Tampere stipula 10-15 contratti con i clienti ogni mese. In precedenza, i contratti venivano stampati, firmati e scansionati. Con EpicSign, l'azienda è passata alla firma elettronica di livello AES: il cliente si autentica con le credenziali bancarie e firma elettronica il contratto in pochi minuti. Risparmio di tempo: circa 2 ore a settimana. Un piccolo negozio online utilizza la firma elettronica di livello SES per le conferme d'ordine. Il cliente spunta l'accettazione dei termini e conferma il proprio ordine elettronicamente. Questo è sufficiente per situazioni a basso rischio e non richiede un'autenticazione separata.

EpicSign — in pratica

EpicSign supporta l'autenticazione forte. Con il nostro servizio, è possibile inviare contratti da firmare e il destinatario si autentica in modo affidabile prima della firma. In arrivo: autenticazione forte per i Paesi Baltici e Nordici e sigillo eIDAS. Stiamo attualmente sviluppando il supporto per i metodi di autenticazione di più paesi e per il sigillo eIDAS a livello organizzativo. EpicSign è progettato per le piccole imprese: interfaccia utente chiara, nessuna complessa esigenza tecnica e prezzi che si adattano all'utilizzo.

Riepilogo

Il regolamento eIDAS dell'UE stabilisce regole chiare per le firme elettroniche. Tre livelli (SES, AES, QES) soddisfano esigenze diverse:

SES è sufficiente per conferme semplici e documenti interni.
AES è la scelta migliore per la maggior parte dei contratti e delle offerte – con autenticazione forte inclusa.
QES è il livello più forte ed è equivalente a una firma autografa.
Il sigillo eIDAS attesta automaticamente l'origine del documento dell'organizzazione.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra firme SES, AES e QES?

SES è il livello più semplice (es. un nome scritto in un'e-mail). AES richiede un'autenticazione forte, come le credenziali bancarie. QES è il livello più forte, equiparabile a una firma manoscritta, e richiede un certificato approvato.

Una piccola impresa ha bisogno di una firma di livello QES?

Nella maggior parte dei casi no. I contratti, le offerte e i contratti di lavoro ordinari di una piccola impresa possono essere gestiti con il livello AES. La QES è necessaria principalmente per le procedure con le autorità o in situazioni specificamente richieste dalla legge.

Che cos'è il sigillo eIDAS?

Il sigillo eIDAS (eSeal) è un timbro digitale dell'organizzazione. Dimostra che il documento proviene da una specifica organizzazione e che non è stato alterato. Si differenzia dalla firma in quanto non richiede l'azione di una singola persona.

EpicSign supporta l'autenticazione forte?

Sì. EpicSign supporta l'autenticazione forte e stiamo attualmente sviluppando il supporto per i metodi di autenticazione dei Paesi Baltici e Nordici, nonché per il sigillo eIDAS.

La firma elettronica è legalmente valida in Finlandia?

Sì. Secondo il regolamento eIDAS, una firma elettronica non può essere rifiutata in tribunale solo per la sua forma elettronica. I livelli AES e QES offrono un maggiore valore probatorio.

Come scelgo il giusto livello di firma?

Valuta il rischio e il valore del contratto. Per i documenti interni è sufficiente SES, per i contratti con i clienti AES e per i documenti ufficiali o contratti ad alto rischio, QES.