Legalność podpisu elektronicznego w Finlandii

Podpis elektroniczny jest w Finlandii generalnie prawnie wiążący. W tym artykule omówimy, co mówią unijne rozporządzenie eIDAS i fińskie ustawodawstwo dotyczące podpisywania elektronicznego, jakie są poziomy podpisów i w jakich sytuacjach sam podpis elektroniczny nie jest jeszcze wystarczający.

Krótka odpowiedź: tak, podpis elektroniczny jest ważny w Finlandii

Rozporządzenie UE eIDAS (UE) nr 910/2014 jest bezpośrednio stosowanym prawem w Finlandii. Zgodnie z jego artykułem 25, podpisowi elektronicznemu nie można odmawiać skutków prawnych ani dowodowych wyłącznie z powodu jego formy elektronicznej. Ponadto, kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) jest traktowany na poziomie UE tak samo, jak tradycyjny podpis odręczny.

Fińska ustawa o czynnościach prawnych (228/1929) co do zasady nie nakłada na umowę wymogów formalnych – umowa może być zawarta elektronicznie, tak samo jak na papierze. Dotyczy to większości codziennych umów między przedsiębiorstwami a konsumentami.

Rozporządzenie eIDAS UE i trzy poziomy podpisu

eIDAS definiuje trzy poziomy, na których rośnie wartość dowodowa i wymagania:

SES (Simple Electronic Signature) – prosty podpis elektroniczny, np. nazwisko w e-mailu lub zaznaczenie pola w formularzu internetowym. Jest ważny, ale ma słabszą wartość dowodową.
AES (Advanced Electronic Signature) – zaawansowany podpis elektroniczny, w którym podpisujący jest jednoznacznie zidentyfikowany, a podpis jest z nim związany w taki sposób, że nie można go później zmienić. W Finlandii np. zidentyfikowany podpis złożony za pomocą bankowych kodów dostępu lub certyfikatu mobilnego jest zazwyczaj podpisem na poziomie AES.
QES (Qualified Electronic Signature) – kwalifikowany podpis elektroniczny, który wymaga certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i kwalifikowanego urządzenia do tworzenia podpisów. Jest prawnie równoważny z podpisem odręcznym w całej UE.

EpicSign obsługuje uwierzytelnianie za pomocą bankowych kodów dostępu i certyfikatu mobilnego, dzięki czemu złożony podpis zazwyczaj spełnia wymagania poziomu AES.

Fińskie ustawodawstwo krajowe – co mówią przepisy?

Ustawa o silnym uwierzytelnianiu elektronicznym i usługach zaufania (617/2009) – uzupełnia rozporządzenie eIDAS w Finlandii i reguluje m.in. dostawców kwalifikowanych środków uwierzytelniania. Fiński urząd ds. transportu i komunikacji (Traficom) prowadzi listę kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
Ustawa o obsłudze elektronicznej w działaniach urzędowych (13/2003) – umożliwia obsługę elektroniczną w sektorze publicznym.
Ustawa o czynnościach prawnych (228/1929) – ogólne regulacje prawa umów, nie nakłada wymogów formalnych na większość umów.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO, (UE) 2016/679) – wpływa na przetwarzanie danych osobowych gromadzonych podczas podpisywania.

Starsza ustawa o podpisach elektronicznych (14/2003) została uchylona w związku z reformą prawa w 2016 roku. Zastąpiła ją ustawa 617/2009, która stanowi obecnie krajowe uzupełnienie rozporządzenia eIDAS.

W jakich sytuacjach podpis elektroniczny jest dopuszczalny?

Podpis elektroniczny jest wystarczający w niemal wszystkich typowych sytuacjach w działalności gospodarczej, w których wcześniej wystarczał tradycyjny podpis:

Umowy z klientami, umowy o świadczenie usług i umowy o współpracy
Oferty i potwierdzenia zamówień
Umowy o pracę i umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Umowy najmu (uwaga: w niektórych przypadkach obowiązują szczególne zasady)
Zatwierdzenia wewnętrzne i potwierdzenia

Ważne wyjątki – kiedy sam podpis elektroniczny nie wystarczy

W przypadku niektórych dokumentów prawo wymaga szczególnej formy lub publicznego świadka transakcji. W tych sytuacjach sam zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy:

Sprzedaż nieruchomości – zgodnie z prawem ziemskim, sprzedaż musi zostać potwierdzona przez publicznego urzędnika ds. potwierdzania transakcji lub poprzez elektroniczną platformę sprzedaży nieruchomości fińskiego urzędu ds. pomiarów gruntów.
Testamenty – wymogi formalne określone w prawie spadkowym nadal wymagają formy pisemnej i świadków.
Umowy małżeńskie – prawo o małżeństwie wymaga formy pisemnej i rejestracji w urzędzie stanu cywilnego (DVV).
Niektóre dokumenty urzędowe – zawsze sprawdzaj wytyczne odpowiedniego urzędu.

W takich przypadkach warto sprawdzić wymagania formalne bezpośrednio w przepisach prawnych lub u prawnika.

Wartość dowodowa i rejestr audytu

Moc dowodowa podpisu elektronicznego zależy od jego poziomu i sposobu udokumentowania zdarzenia podpisu. Rejestr audytu – czyli wyczerpujące dane dotyczące uwierzytelniania podpisującego, adresu IP, znaczniki czasu oraz integralności dokumentu – jest w praktyce kluczowym dowodem w potencjalnym sporze. EpicSign rejestruje szczegółowy rejestr audytu dla każdego podpisu, który w razie potrzeby można przedstawić.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny jest w Finlandii w pełni prawnie ważny w prawie wszystkich typowych sytuacjach umownych. Rozporządzenie eIDAS gwarantuje, że nie można go odrzucić wyłącznie z powodu jego elektronicznej formy, a podpisy na poziomie AES i QES zapewniają silną moc dowodową. Pamiętaj jednak, aby sprawdzić szczególne przepisy dotyczące m.in. sprzedaży nieruchomości, testamentów i umów majątkowych małżeńskich.

Źródła

Ten artykuł jest ogólnym pakietem informacyjnym i nie zastępuje porady prawnej. W szczególnych sytuacjach zaleca się skonsultowanie z prawnikiem.