Tingkat tanda tangan EU (eIDAS) dan eIDAS-sinetti – panduan untuk usaha kecil

Tanda tangan elektronik sudah menjadi hal sehari-hari, tetapi tahukah Anda bahwa di EU ada tiga tingkat tanda tangan yang berbeda? Dalam artikel ini, kami menjelaskan dengan bahasa sederhana apa arti peraturan eIDAS (Peraturan EU tentang identifikasi elektronik dan layanan kepercayaan), bagaimana tingkat tanda tangan berbeda, dan apa itu eIDAS-sinetti. Di akhir, kami menjelaskan bagaimana EpicSign membantu pemilik usaha kecil dalam praktik.

Apa itu eIDAS dan mengapa ini penting?

eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) adalah peraturan EU yang menciptakan aturan seragam untuk identifikasi elektronik dan tanda tangan elektronik di semua negara EU. Peraturan ini berlaku sejak 2016 dan diperbarui pada 2024 (eIDAS 2.0). Dalam praktik, eIDAS berarti tanda tangan elektronik yang dibuat di Finlandia juga valid di Jerman, Spanyol, atau negara EU mana pun. Ini membangun kepercayaan dan menghilangkan batas dalam transaksi digital. Bagi pemilik usaha kecil, eIDAS penting karena menjelaskan tingkat tanda tangan apa yang dibutuhkan dalam situasi berbeda dan perlindungan hukum apa yang dimilikinya.

Tiga tingkat tanda tangan EU

eIDAS mendefinisikan tiga tingkat untuk tanda tangan elektronik. Setiap tingkat memberikan bukti kekuatan berbeda tentang identitas penandatangan.

SES – Tanda tangan elektronik sederhana

SES adalah tingkat paling sederhana. Ini bisa berupa nama yang ditulis di email, centang elektronik, atau gambar tanda tangan. Identifikasi lemah: identitas penandatangan tidak diverifikasi secara terpisah.

Kasus penggunaan: dokumen internal, perjanjian berisiko rendah, konfirmasi pesanan
Risiko: mudah disengketakan siapa yang sebenarnya menandatangani
Contoh: mengklik tombol "Saya mengonfirmasi pesanan saya" di toko online

AES – Tanda tangan elektronik lanjutan

AES mensyaratkan penandatangan diidentifikasi secara tegas dan tanda tangan terikat padanya sehingga tidak dapat diubah setelahnya. Identifikasi dapat dilakukan misalnya dengan kredensial bank atau sertifikat mobile.

Kasus penggunaan: kontrak, penawaran, kontrak kerja, perjanjian pelanggan
Risiko: rendah – koneksi kuat ke penandatangan
Contoh: pelanggan mengautentikasi dengan kredensial bank dan menandatangani perjanjian di EpicSign

QES – Tanda tangan elektronik berkualifikasi

QES adalah tingkat paling kuat. Dalam perundang-undangan EU, setara dengan tanda tangan tulisan tangan. QES memerlukan sertifikat yang diterbitkan oleh penyedia layanan kepercayaan yang memenuhi syarat dan perangkat pembuatan tanda tangan yang memenuhi syarat.

Kasus penggunaan: transaksi properti, prosedur resmi, perjanjian berisiko tinggi
Risiko: sangat rendah – secara hukum setara dengan tulisan tangan
Contoh: pengacara menandatangani dokumen yang diserahkan ke pengadilan dengan sertifikat QES

Tabel perbandingan: kapan memilih tingkat mana?

Kebutuhan	Rekomendasi	Mengapa	Contoh
Konfirmasi internal atau konfirmasi pesanan	SES	Cukup, cepat, dan terjangkau	Karyawan mengonfirmasi telah membaca instruksi
Perjanjian pelanggan atau penawaran	AES	Mengidentifikasi penandatangan secara andal	Pelanggan menandatangani penawaran dengan kredensial bank
Kontrak kerja atau perjanjian kerahasiaan	AES	Identifikasi kedua belah pihak penting	Karyawan baru menandatangani kontrak kerja di EpicSign
Transaksi properti atau dokumen resmi	QES	Hukum mensyaratkan tingkat terkuat	Pengacara menandatangani dokumen yang diserahkan ke pengadilan
Perjanjian internasional di area EU	AES atau QES	Validitas di seluruh EU berdasarkan peraturan eIDAS	Perusahaan Finlandia dan mitra Spanyol menandatangani perjanjian kerja sama

Apa itu eIDAS-sinetti (eSeal)?

eIDAS-sinetti (electronic Seal, eSeal) adalah "stempel digital" organisasi. Berbeda dari tanda tangan elektronik karena tanda tangan menyatakan niat seseorang, sedangkan sinetti membuktikan bahwa dokumen berasal dari organisasi tertentu dan tidak diubah. Dalam praktik, eIDAS-sinetti seperti stempel perusahaan di dunia digital.

Kasus penggunaan: faktur, laporan, pemberitahuan resmi, dokumen massal
Manfaat: membuktikan asal dan integritas dokumen secara otomatis
Perbedaan dengan tanda tangan: sinetti tidak memerlukan tindakan individu – dapat diautomatisasi

Usaha kecil dapat memanfaatkan sinetti misalnya saat mengirim faktur atau laporan dalam jumlah besar dan ingin penerima dapat memverifikasi bahwa dokumen benar-benar berasal dari perusahaan tersebut.

Autentikasi kuat dalam bahasa sederhana

Autentikasi kuat (strong authentication) berarti identitas penandatangan diverifikasi secara andal sebelum penandatanganan. Dalam praktik, ini biasanya berarti kredensial bank, sertifikat mobile, atau metode serupa. Mengapa autentikasi kuat penting?

Ini secara signifikan mengurangi risiko penyalahgunaan
Perjanjian lebih sulit disengketakan ketika identitas penandatangan telah diverifikasi
Ini sering menjadi persyaratan untuk tanda tangan tingkat AES dan QES
Ini meningkatkan kepercayaan di antara semua pihak

Cerita contoh: eIDAS dalam praktik

Perusahaan konsultasi tiga orang di Tampere menandatangani 10–15 kontrak pelanggan setiap bulan. Sebelumnya, kontrak dicetak, ditandatangani, dan discan kembali. Dengan EpicSign, perusahaan beralih ke tanda tangan elektronik tingkat AES: pelanggan mengautentikasi dengan kredensial bank dan menandatangani kontrak dalam beberapa menit. Penghematan waktu: sekitar 2 jam per minggu. Toko online kecil menggunakan tanda tangan tingkat SES untuk konfirmasi pesanan. Pelanggan mencentang persetujuan syarat dan mengonfirmasi pesanan secara elektronik. Ini cukup untuk situasi berisiko rendah dan tidak memerlukan autentikasi terpisah.

EpicSign dalam praktik

EpicSign mendukung autentikasi kuat. Dengan layanan kami, Anda dapat mengirim kontrak untuk ditandatangani dan penerima mengautentikasi secara andal sebelum penandatanganan. Segera hadir: Autentikasi kuat untuk Baltik dan Nordik, serta eIDAS-sinetti. Kami sedang mengembangkan dukungan untuk metode autentikasi multi-negara dan eIDAS-sinetti tingkat organisasi. EpicSign dirancang untuk usaha kecil: antarmuka yang jelas, tanpa persyaratan teknis rumit, dan harga yang skalabel sesuai penggunaan.

Ringkasan

Peraturan eIDAS EU menciptakan aturan jelas untuk tanda tangan elektronik. Tiga tingkat (SES, AES, QES) memenuhi kebutuhan berbeda:

SES cukup untuk konfirmasi sederhana dan dokumen internal.
AES adalah pilihan terbaik untuk sebagian besar kontrak dan penawaran – dengan autentikasi kuat.
QES adalah tingkat terkuat dan setara dengan tanda tangan tulisan tangan.
eIDAS-sinetti membuktikan asal dokumen organisasi secara otomatis.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa perbedaan antara tanda tangan SES, AES, dan QES?

SES adalah tingkat paling sederhana (mis. nama yang diketik di email). AES memerlukan autentikasi kuat, seperti kredensial bank. QES adalah tingkat terkuat, setara dengan tanda tangan tulisan tangan, dan memerlukan sertifikat yang memenuhi syarat.

Apakah usaha kecil memerlukan tanda tangan tingkat QES?

Sebagian besar tidak. Kontrak, penawaran, dan kontrak kerja standar usaha kecil dapat ditangani dengan tingkat AES. QES terutama dibutuhkan untuk urusan resmi atau situasi yang secara khusus diwajibkan oleh hukum.

Apa itu eIDAS-sinetti?

eIDAS-sinetti (eSeal) adalah stempel digital organisasi. Ini membuktikan bahwa dokumen berasal dari organisasi tertentu dan tidak diubah. Berbeda dari tanda tangan karena tidak memerlukan tindakan individu.

Apakah EpicSign mendukung autentikasi kuat?

Ya. EpicSign mendukung autentikasi kuat, dan kami sedang mengembangkan dukungan untuk metode autentikasi Baltik dan Nordik serta eIDAS-sinetti.

Apakah tanda tangan elektronik sah secara hukum di Finlandia?

Ya. Menurut peraturan eIDAS, tanda tangan elektronik tidak dapat ditolak efek hukumnya di pengadilan hanya karena bentuk elektroniknya. Tingkat AES dan QES menawarkan nilai bukti yang lebih kuat.

Bagaimana memilih tingkat tanda tangan yang tepat?

Evaluasi risiko dan nilai perjanjian. Untuk dokumen internal, SES cukup; untuk perjanjian pelanggan, AES; dan untuk dokumen resmi atau perjanjian berisiko tinggi, QES.